Le temps n’a pas à être un piège : la FAQ productivité

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En avril dernier, j’ai animé une discussion en ligne avec quelques personnes autour des problématiques de productivité et de gestion du temps. Le souci général est un quotidien souvent chaotique, avec différentes sollicitations et une forte propension à gérer des tâches trop diverses. Si cela permet de développer une flexibilité mentale, c’est aussi épuisant. Et avec le télétravail souvent obligatoire, sans nécessairement que les conditions pour le faire soient réunies, ce rythme contribue à un stress généralisé.

On était donc sept personnes en avril dernier, ce qui a permis d’échanger (pendant 2 heures !). J’ai décidé de tirer quelques éléments concrets de ces échanges sous forme de FAQ. J’espère que ça serve à d’autres !

Des difficultés similaires pour tout le monde

J’ai souvent l’impression de me noyer dans les activités, je suis partout et je crois que si je ne m’y implique pas, le travail sera mal fait/pas fait.

Alors, au risque d’être rude : personne n’est indispensable. (Bon, je ne parle pas du Président de la République.) J’entends par là que si vous ne corrigez pas cette ligne de tel fichier Excel dans l’heure, le monde ne s’écroule pas. Et c’est pareil si vous ne la corrigez pas du tout, en fait.

Il faut faire confiance à vos collègues plutôt que de les infantiliser. On peut accompagner, surtout au début, quand quelqu’un arrive en poste. Mais on n’est pas son parent. Alors, on aide les gens à acquérir des connaissances. De plus, si on prend toutes les tâches, les autres ne peuvent s’impliquer : alors, comment les responsabiliser et impliquer si on ne leur laisse aucun espace ?

Il faut choisir ses combats 🙂 on y revient plus bas (section sur la priorisation).

J’ai toujours eu du mal à gérer le temps, à prévoir combien de temps une tâche prend. Alors, j’ai souvent l’impression d’être en retard / débordé-e par la montagne de choses qui s’accumulent. Comment faire ?

Tout d’abord, c’est normal de mal évaluer le temps qu’une tâche prend, surtout si on ne fait pas des tâches répétitives. Donc, on ne culpabilise pas. (J’ai déjà parlé de cet aspect, nommé affective forecasting.)

Ensuite, pour cadrer, on peut :

  • faire du timeboxing : faire des créneaux dédiés à des tâches spécifiques. Pendant ces créneaux, on se concentre sur la seule tâche donnée;
  • regrouper les tâches de même type ensemble, par ex. mail. On peut y dédier 30-45 min le matin et d’autant l’après-midi. Pas toute la journée.

L’efficacité, c’est prioriser

J’ai beaucoup de sollicitations, je ne vois pas comment refuser.

Entendons-nous bien : c’est général. Mais chacun-e a des missions et, donc, des priorités. Les vôtres ne sont pas de gérer les urgences de tout le monde. Ma journée, votre journée, n’est pas un camion de déménagement où il faut mettre tous les cartons. Donc, il faut dire “non”. C’est difficile, mais indispensable.

Ce qu’il faut comprendre, c’est que vous refusez pour pouvoir vous concentrer sur vos priorités. Lesquelles ? On peut faire l’exercice suivant : le lundi matin, avant toute chose, on identifie ses sujets primordiaux de la semaine. En clair, si vendredi je finis ma semaine en n’ayant pas fini ces sujets, je n’ai pas fait mon travail. Une bonne image est “les gros cailloux d’abord” : pour remplir un bocal avec le plus de cailloux possible, on met d’abord les plus gros, puis de plus en plus petits et on finit avec du sable pour boucher les trous. Le mail, pour reprendre l’exemple de plus haut, c’est du sable.

Donc, lundi 9h, j’ai mes priorités de la semaine. Maintenant, j’en dérive des tâches spécifiques que je ventile façon puzzle dans les journées. Comme on sait que les sollicitations viendront, on ventile du temps pour y répondre : 1h par jour, par ex.

J’ai un-e collègue qui m’appelle dès que [la personne a un problème, pour organiser des “points de synchro”, etc.].

L’enfer, c’est les autres 🙂 Plus sérieusement, on communique : on indique dans son calendrier “occupé” sur une journée ou plusieurs après-midis de la semaine. Ces moments sont réservés aux priorités. Cela évite que quelqu’un pose une réu improvisée (= c’est l’urgence de cette personne, pas la mienne).

Cette indication peut ne pas suffire : si les gens voient qu’on ne répond pas à leur mail dans les 15 min, ils appellent, écrivent sur la messagerie instantanée, etc. Je coupe le tchat sur l’ordi et laisse les notifs sur le téléphone seul, comme suit : pour les messages sur les canaux publics, pas de son ; pour ceux de certains collègues (notamment mon CEO), son activé. Rappel : les demandes hiérarchiques sont le plus souvent urgentes et importantes 😉

Gérer les tâches : outils, trucs et astuces

OK, j’ai compris : je traite du mail 45 min le matin, 45 min l’après-midi. Mais comment faire s’il y a une urgence que je rate ?

Euh on ne gère pas des urgences par mail. Si problème/accident, c’est le téléphone/on va voir la personne si on est au bureau.

J’ai trop de mails, franchement je ne m’en sors pas.

Le mail est un outil de communication asynchrone, il permet de structurer une pensée, ce n’est pas Twitter/WhatsApp.

Il y a une énorme différence entre “ce message m’est destiné, il contient des informations dont j’ai besoin” et “si je lisais tout ce qui passe, histoire de pas rater un détail quelque part”. Si quelqu’un veut mon avis, la personne s’adresse à moi directement. Si elle m’a posé une question dans un flot d’échanges, je n’ai pas vu et donc pas répondu, elle revient vers moi si le sujet est important pour elle.

J’ai trop de réunions, y compris tard le soir. Je ne peux pas toutes les refuser, mais ça me bouffe mon temps.

Ah la réunionite aiguë, cette plaie. Même chose que le mail : si ma présence est requise, j’y vais. Pour le reste, c’est délicat de donner un conseil parce que ça dépend de la culture d’entreprise là où vous êtes.

Quels outils pour m’aider à mieux gérer le temps et les tâches ? J’ai lu plein de choses, parfois les listes sont recommandées, d’autres privilégient les tableaux type Kanban,… Je ne sais pas quoi prendre.

Sincèrement, n’importe quel outil fera l’affaire tant qu’il convient à vos usages. J’ai déjà parlé de ce que j’utilise (pour rappel 👇 )

“Je suis trop occupé-e pour me consacrer aux trucs importants” : le piège de l’urgence

C’est un biais cognitif connu : plus on est face à des tâches urgentes, plus on s’y consacre et ce, même quand d’autres activités plus satisfaisantes mais non-urgentes se présentent à nous. C’est pour cette raison qu’on passe la journée à répondre à des mails plutôt qu’à faire tel rapport ou réfléchir à telle stratégie ou se former à un nouveau truc. Le piège est qu’il y aura toujours quelqu’un pour qui ma réponse sera urgente ; mais mon travail en pâtira alors que le quelqu’un peut la plupart du temps trouver sa réponse tout seul. La spirale est perverse, d’ailleurs : plus on a l’impression d’être débordé-e, plus on se concentre sur des tâches à valeur ajoutée limitée.

La matrice d'Eisenhower permet de prioriser chaque activité.

Pour s’en sortir, j’ai utilisé la matrice d’Eisenhower. Je n’ai plus mis rien dans la case “ni urgent, ni important” depuis des mois. J’avoue, ça fait du bien 🙂

Petite légende :

  • I + U = Important et Urgent
  • I + nU = Important et non Urgent
  • nI + U = non Important et Urgent
  • nI + nU = non Important et non Urgent

J’espère que ces éléments vous aident !

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