Organiser un évènement : 101 manières de vous vautrer pitoyablement

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Maintenant que j’ai enfin géré les soucis techniques avec ce blog suite à la migration de 1&1 à OVH, voilà que je me prends à faire un billet de (mauvaise) humeur : les invitations à des évènements.

Je parle souvent en public, j’interviens également à des évènements privés (séminaires d’entreprise, etc.). Comme j’ai déjà eu l’occasion de le dire ailleurs, mon engagement suite à la publication de « La face cachée d’Internet » a été d’accompagner la lecture, de ne pas laisser seule face au livre la personne qui découvre le sujet complexe de la confiance au numérique. Cet engagement m’a amenée à parcourir les terres européennes en long et en large, parfois jusqu’à 3 fois par semaine et ce, en plus de mon travail. Fatiguant, épuisant même, mais la plupart du temps, terriblement satisfaisant sur le plan humain.

The elephant in the room, comme disent les anglo-saxons, est l’organisateur. En réalité, c’est cette fonction qui garantit la réussite d’un évènement. Et autant quand je faisais beaucoup d’associatif et quand je commençais mon activité d’indépendante (il y a plusieurs années, quoi), j’en organisais, autant depuis 3-4 ans, je ne fais pratiquement qu’à assister à des évènements. Et à force d’y assister, j’en ai vu plein, des organisateurs. Si j’ai décidé de sévèrement réduire ma participation à des évènements, c’est en grande partie à cause de la manière hallucinante (pour ne pas dire insultante) qu’ont beaucoup à aborder leurs potentiels intervenants. Florilège issu de mon expérience.

Je ne suis pas votre faire-valoir

Beaucoup de personnes m’approchent en m’invitant d’aller parler à leur évènement. Quand je demande s’ils ont une thématique de prédilection, ils me disent « c’est comme vous voulez ». Alors je vous parlerai des ratons-laveurs cannibales zébrés du Tonquin…

Vous organisez, vous connaissez vos visiteurs, vous connaissez (j’espère) la cohérence globale de votre évènement. C’est donc à vous de me donner un cadre. Vous voulez que je vienne fasse le show ? Donnez-m’en les conditions alors. « C’est comme vous voulez » est – au mieux – ne pas savoir ce que vous visez avec votre évènement, au pire vous me prenez comme attrape-chaland. Le pseudo-choix que vous laissez n’est pas une liberté : entre « c’est comme vous voulez » et « je veux que vous disiez ça et ça », il y a un monde.

Je crois que le plus drolatique dans cette catégorie était une personne qui m’invite à intervenir « dans le format de votre choix (conférence, atelier, etc.) » (supaire -_-) à un évènement vaguement en rapport avec la technologie, mais plutôt militant et ayant pour thématique l’écologie. Par politesse, j’essaie de pousser un peu l’organisatrice à me délimiter un périmètre : pourquoi moi, cadrez-moi l’angle parce que je ne vois pas là. Réponse de l’intéressée : « vous êtes une personnalité connue et reconnue ». Woké.

Et si je vous parlais des gens qui m’informent après coup que je dois couvrir les frais (d’hôtel, de train, les deux) alors que l’invitation émane d’eux… Ou de ceux qui se reposent sur ma visibilité pour faire la pub de tout leur évènement. 100 balles et un Mars aussi ?

Je ne suis pas votre obligée

Il y a aussi les gens qui semblent spammer leurs contacts avec des copier-coller sauvages. Exemple récent :

  • message sur LinkedIn m’adressant en tant que « Monsieur X » (même pas mon nom de famille) ;
  • émanant d’une professionnelle de l’évènementiel ;
  • pour m’inviter à participer à une table ronde (sur le darkweb) ;
  • dans 5 jours ;
  • à 14h30 un jour travaillé.

Franchement, c’est pitoyable.

Dans celleux qui m’approchent comme si je leur devais quelque chose, il y a également les gens qui m’écrivent une fois l’évènement passé pour me dire qu’ils ont « besoin » que je leur fasse parvenir mes slides/mes notes de préparation d’intervention/etc. Vous vous rendez quand même compte que jusqu’à votre message, j’ignorais même votre existence. Ce genre d’attitude n’est pas respectueuse, elle est même insultante.

Je ne suis pas un cerveau-as-a-service : respectez-moi et respectez-vous

Qu’est-ce que ce genre d’attitude dit de vous en tant que personne organisant un évènement ?

Tout d’abord, j’apprends que vous êtes peu soigneux-euse : vous ne respectez pas les invité-es. Celleux sont pourtant ce qui fait la qualité de votre évènement puisqu’il n’est composé que de personnes qui donnent du temps et du jus de cerveau à votre invitation. Vous ne pouvez pas exiger un engagement de la part de personnes qui – comme vous ! – ont une vie perso et une vie pro et qui feront donc une croix sur du temps dédié à des proches et/ou des collègues pour préparer et participer.

Ensuite, ce que ça dit de vous est que vous êtes mal organisé-e. La cohérence globale de votre évènement n’existe pas si vous invitez des gens, certes connus et reconnus, pour parler de choses sans rapport avec votre thématique préférée.

La mauvaise organisation est encore plus flagrante quand vous me contactez pour un évènement dans moins d’une semaine. Dans votre message (LinkedIn, Twitter, mail, etc.), vous m’expliquez doctement que vous organisez un évènement se déroulant sur 2 jours complets. Qu’avez-vous branlé pendant des mois alors ? Vous sollicitez des gens pour une table ronde à J-5 ? Et bon, « table ronde » est un bien grand mot puisque le gloubiboulga sur la page meetup ne parvient pas à cacher l’absence de discutants. Soit vous n’en avez pas, soit votre désorganisation fait qu’ils ne sont pas annoncés… à J-3 de l’évènement.

C’est cette mauvaise organisation et, plus largement, une vision quelque peu négligente qui fait qu’on entend en retour « ouais c’était pas top », « bof, j’ai trouvé ça trop vague/trop dense », etc. C’est ce qui fait que les gens ne reviennent plus, qu’ils soient intervenants ou visiteurs.

Enfin, ce que j’apprends de vous, c’est que le respect ne fait pas partie de vos priorités. Vous ne me respectez pas : vous cherchez un faire-valoir, vous ne prenez pas en considération la portée de l’engagement qu’est pour quelqu’un de préparer une intervention. Vous ne respectez pas vos visiteurs : vous voulez juste remplir des slots, peu importe si les gens sont bien reçus. Vous ne vous respectez pas : vous dénigrez l’ampleur de ce que représente un évènement, une agora où se nouent des interactions et où des liens.

Je suis reconnaissante aux attentionné-es

Bien sûr, il n’y a pas que les irrespectueux-euses. Merci à toutes celles et tous ceux qui ont été et sont aux petits soins, qui sont cohérents et qui permettent à de vraies rencontres de se faire. Vous vous reconnaîtrez 🙂

De quoi je parle plus spécifiquement ? Vous vous prenez tôt, vous me dites quand, quel format et vous me précisez les aspects logistiques. Une fois que nous avons décidé d’un créneau spécifique, certain-es prennent également le temps de me faire des retours sur leurs visiteurs et des éditions précédentes. Retraités, étudiants, professionnels, c’est sans importance : le respect et l’attention ne sont pas des métiers. Alors, à une prochaine !