Ce billet est le deuxième d’une trilogie sur la thématique “gérer le temps” et aborde les outils que j’ai adoptés. Le dernier fera un bilan. Si ce n’est pas déjà fait, vous devriez lire le premier qui traite du pourquoi et du comment d’une telle nécessité.
Une fois que j’ai structuré une méthode, il s’est agi de la décliner en une démarche pragmatique. Bien sûr que tout est perfectible. Et bien sûr que ça le restera pour toujours : on évolue, nos besoins évoluent avec nous. La preuve : quand j’ai commencé à écrire cette trilogie, on allait toujours au bureau. Aujourd’hui quand je le publie, nous sommes en confinement total pour au moins 2 semaines. Je ne parlerai pas ici de COVID19 pour ne pas embrouiller le message 🙂
Avant toute chose, l’avertissement de service s’applique : je nomme des outils dont je me sers. Je ne suis ni payée par les sociétés qui les fournissent, ni souhaite l’être. Je parle de mes pratiques, sur mon blog, c’est tout.
Prérequis et critères
Je l’ai déjà dit dans le premier billet : pour choisir un outil, il faut d’abord structurer sa démarche. L’outil est la déclinaison de la méthode, pas l’inverse. Bien sûr, ce n’est pas simple du tout. Dans mon cas, j’ai au moins 2 types d’activités distinctes : produire des contenus et voyager. Chacun de ces genres de tâche est chronophage à sa façon et ses différentes étapes sont difficilement compressibles. Ajoutons à cela que je fais régulièrement du télétravail et la complexité est totale 🙂
Voici donc mes contraintes :
- gérer le temps, à savoir maîtriser le temps que je passe à faire des choses que je suis tenue de faire (mon travail, mes démarches administratives) et le temps où je peux faire ce qui me plaît (cuisiner, lire, écrire, faire mes cosmétiques DIY, etc.) ;
- maîtriser les urgences qui nous viennent par les autres (le collègue qui ne s’est pas organisé et vous demande un tas de choses au dernier moment, la collègue qui n’arrête pas de vous appeler pour vous poser des questions ou veut à tout prix faire des réunions pour « travailler ensemble », etc.) ;
- hiérarchiser et prioriser tout en gardant de la flexibilité pour les imprévus et ce, quel que soit le cadre (télétravail, déplacement, etc.).
Les outils disponibles
Des logiciels et des carnets Moleskine à organiser, y en a à la pelle (les approches combinant du numérique et du papier existent aussi). Le souci principal avec beaucoup d’outils est qu’ils imposent une (leur) méthode. Or, comme elle ne colle jamais pile à ce qu’on veut, on galère à adapter son comportement. Et comme en changer est extrêmement difficile, on finit par ne pas supporter l’effort et abandonner. C’est comme les régimes pour maigrir, quoi.
Alors, il s’agit de trouver l’outil le plus adapté à notre méthode et à nos critères. Bon, je vous la donne dans le 1000 : j’utilise une combinaison d’outils plus ou moins connectés entre eux pour instaurer le cadre qui me convient. On parlera des limites dans le troisième volet de cette série, donc je me concentre sur les interactions entre outils ici.
En bref, j’utilise Todoist (en version payante, soit 36€ TTC par an) pour lister et prioriser mes tâches. Je reviens plus bas sur la manière d’implémenter la matrice d’Eisenhower et la division entre objectifs « cardinaux » (stratégiques) et « subordonnés » (opérationnels). IFTTT me permet de synchroniser calendriers et tâches. (De façon plus globale, IFTTT me permet énormément de choses dès qu’il s’agit d’automatiser les interactions entre outils. On en reparlera dans un billet en dehors de cette trilogie.)
Décliner la méthode : le temps
L’objectif d’une structuration est de gérer son temps de façon à faire ce qu’il faut et qui plaît. L’approche qu’on voit trop souvent est « je fais ce qu’on m’a donné comme tâches quand on me les donne ». Le problème avec ça, c’est qu’on saute d’un sujet à l’autre, on commence sans nécessairement finir et on galère à se concentrer de nouveau après l’interruption (ce n’est pas que toi ou toi, camarade, c’est tout le monde). Et quand vous êtes comme moi et personne ne vous dit quoi faire (l’avantage d’un poste hiérarchique important), c’est à vous de qualifier et prioriser.
Mais l’essentiel ici est de dépasser la légende urbaine disant que parce que je suis « sous l’eau », je suis productive. Il y a une différence fondamentale entre être débordé-e et être efficace. De même, être productif-ve diffère de travailler d’arrache-pied. J’essaie d’être productive et efficace : le pré-requis pour ce faire est être organisée et savoir ce qui importe.
Ainsi, je bloque des créneaux. En anglais, on appelle l’approche timeboxing. Le plus simple reste l’image :
Il est primordial que les plages ainsi réservées reflètent les activités prioritaires. Oui, ça paraît évident, mais il vaut mieux le dire clairement. Et avoir structuré vos priorités, comme je l’ai fait dans l’épisode 1, vous permet rapidement d’imaginer comment organiser ces créneaux.
Perso, je mets énormément de détails dans mon calendrier ; par ex. j’indique les temps de trajet. Oui, 30 min aller et autant retour pour se rendre au bureau, c’est déjà 1h dans la journée. (Bon, avec le confinement total, on a moins cette contrainte, mais vous voyez l’idée.)
Décliner la méthode : les autres
« Bien sûr », vous me direz, « tout ceci est bel et bon, mais tu comprends, mes collègues sont pénibles et m’interrompent tout le temps. » Certes, mais vous pouvez utiliser un outil révolutionnaire et totalement disruptionnant : leur parler. Vous pouvez indiquer sur quels créneaux vous souhaitez organiser les réunions, etc.
L’avantage avec le timeboxing est que vous tenez votre calendrier (Outlook, Google, etc.) à jour. Donc, quand on essaye de vous caler une réunion improvisée, on ne peut pas parce que vous êtes marqué-e « indisponible ». Instaurer des créneaux, voire des jours dédiés pour les réunions, est une mesure de prévention efficace de la réunionite aiguë et qui a fait ses preuves.
Pour le reste, c’est comme tout : on communique respectueusement. Les personnes qui me connaissent savent que je n’appelle que très rarement à l’improviste et que si je le fais sans avoir averti par SMS/Signal, la première question que je pose est « est-ce que je te dérange ? » ou « as-tu 10 min ? J’aimerais ton feedback sur [1 ou 2 mots-clé] ». Ce n’est pas une simple formule de politesse : les gens ne sont pas à ma disposition quand ça me chante, la réciproque est vraie aussi.
Hiérarchiser et prioriser
Donc, on réserve des créneaux et on le dit aux gens avec qui on interagit. Cela ne signifie qu’ils doivent se soumettre à notre organisation. Plutôt, on indique à quels moments on est disponible pour interagir (activité en commun) vs. quels moments sont réservés à notre activité individuelle.
Comment donc savoir ce qui mérite de l’attention tout en laissant de la flexibilité pour les imprévus ? Dans le premier billet, on a parlé de la matrice d’Eisenhower. J’aime beaucoup cette approche car est elle simple et facile à implémenter dans mon outil de gestion des tâches.
Ainsi, dans Todoist, j’ai créé quatre étiquettes que j’ai mises en favori pour les faire émerger et être plus facilement accessibles par rapport aux autres étiquettes. J’ai décliné les quatre niveaux de la matrice d’Eisenhower comme suit :
- DO_I-U : ce qui est à la fois important (I) et urgent (U) est à faire le plus vite possible ;
- SCHEDULE_I-nU : ce qui est important (I) mais pas urgent (nU) se planifie. Les choses importantes ne se rushent pas, on prend le temps ;
- DELEGATE_nI-U : ce qui n’est pas important (nI) étant donné mes objectifs mais est urgent (U) se délègue. Parfois, ce sont des tâches qu’on peut requalifier et elles changent de typologie. L’idée est de ne pas se surcharger et de ne pas perdre de vue ce qui importe.
- DELETE_nI-nU : ce qui n’est ni important (nI) ni urgent (nU) n’a rien à faire dans mes priorités. Soit c’est une tâche sans date butoir (permet de laisser mûrir), soit ça ne rentre même pas dans la liste des choses à faire.
Combiner ces composants : l’automatisation aide
On a vu le timeboxing et la priorisation. Comment implémenter dans un tout cohérent ? On a la typologie des activités que je décline en projets et sous-projets dans Todoist. Chaque (sous-)projet se voit « nourrir » avec des tâches. Chacune de celles-là est qualifiée par un ensemble d’étiquettes dont souvent celles correspondant à la matrice d’Eisenhower.
C’est là où IFTTT aide beaucoup. Je sais quels jours pour moi sont majoritairement dédiés à quoi (par ex., le lundi est plutôt réunions et prévision des tâches principales à venir, le vendredi est plutôt finalisation et reporting).
Donc, je positionne mes plages horaires avec un code couleur qui m’est personnel, e.g. le bleu pour de l’administratif, le rouge pour l’écriture, le jaune pour les rdv/réunions, le gris pour le mail, etc. IFTTT transmet ses plages comme tâches dans l’Inbox de Todoist (c’est mon réglage, vous pouvez faire autrement). Je distribue ensuite par (sous-)projets avec les étiquettes qui vont bien. A no-brainer, comme disent les Anglo-Saxons.
Amélioration continue et évolutivité : les revues hebdomadaires
Les revues hebdomadaires sont un pilier de la méthode Getting Things Done (GTD) que j’ai gardé parce que c’est utile pour mieux articuler ce qui va et ce qui ne s’est pas passé comme je l’entendais. Si ce n’est pas encore totalement clair, j’ai beaucoup d’activités qui dépassent le simple cadre pro ; si je ne cadre pas, le boxon est immédiat et difficile à éponger.
Pour faire la revue hebdomadaire, on a besoin de prendre des notes. Vous faites comme vous voulez donc : numérique, papier, un mélange des deux. Niveau tâches, j’utilise le template dédié de Todoist comme base que je personnalise. Je programme cette activité de façon récurrente dans mon calendrier (1h tous les samedis 16h).
Ainsi, l’heure dédiée à cette revue est un moment pendant lequel toutes les « moi » discutent face aux faits : je regarde ce qui est complété par projet et par étiquettes Eisenhower, ce qui me permet de comparer les activités aux objectifs. Je peux aussi réorganiser certaines tâches pour re-prioriser : toute personne qui a fait de la recherche ou de l’investigation fait ce pivot naturellement. Cela permet également de ne pas perdre de vue les objectifs cardinaux (stratégiques) parce qu’on est trop tête dans le guidon à cocher la case opérationnelle.
L’important est donc de comprendre ce qu’on mesure et quels leviers implémenter pour mieux prendre soin de soi et de ses activités. C’est pourquoi j’investis 1h par semaine à être objective (qu’est-ce qui m’a pesé et m’a empêché d’avancer sur truc, comment faire pour éviter ceci ou cela, etc.) et à être sympa avec moi-même. Encore une fois, l’auto-flagellation est inutile. Ce qui compte, c’est d’être constructif.
Résultat des courses
Les esprits chagrins me diront que je vis dans un monde de Bisounours (alors que quand on me connaît, on sait que je suis plutôt du monde des Toupoutous). Peut-être, mais pour l’instant, ça marche.
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