Ce billet est le premier d’une trilogie sur la thématique « gérer le temps » et traite du pourquoi et du comment d’une telle nécessité. Le deuxième traitera des outils que j’ai adoptés. Le dernier fera un bilan.

En novembre 2019, j’ai entrepris à revoir mes priorités. J’allais débuter une nouvelle aventure professionnelle. En parallèle, j’entamais les démarches pour terminer un projet entrepreneurial s’étant déroulé de la pire façon possible. Il était donc évident que ma vie était un peu chamboulée. Je me suis rendue compte que je passais mon temps à courir derrière un tas de sujets, je ne parvenais à finir que peu parmi ceux-là et je n’avais plus de prise sur le déroulé des projets qui me tenaient à cœur.

Cela suggérait deux pain points : 1) des priorités mal placées ; 2) un temps mal organisé. Le point 1) avançait vers la résolution : je veux baisser un peu le nombre d’évènements où j’interviens pour davantage écrire ; je veux reprendre une lecture plus intensive ; etc. Quid du point 2) alors ?

Pourquoi s’organiser ?

J’ai reconnu les symptômes, ce n’est pas la première fois que je me retrouvais à me sentir noyée dans le flot des évènements. Je connais l’impact d’une telle situation sur moi : je suis constamment fatiguée, stressée, je ne parviens plus à me concentrer, donc j’ai tendance à sauter d’un sujet à un autre, ce qui renforce encore plus l’incapacité de se concentrer, etc. Le tout a, naturellement, une empreinte négative.

Ainsi, tout se résume à une cohérence entre le temps et les priorités. La déclinaison de cette cohérence, c’est la gestion des tâches grâce à une méthode qui me convient. Cela signifie que je devais identifier un ou des outils de productivité.

Ces constats ne signifient pas que j’y allais à l’aveugle. Ils signifient que l’approche de gestion des tâches que j’avais avait été balayée par les évènements. Elle ne (me) convenait donc pas ; il fallait soit la modifier, soit en changer. En y réfléchissant, je me suis rendue compte que le support ne me convenait plus (le bullet journal papier, aussi appelé BuJo, ça avait fait son temps). L’écriture manuscrite me manque parfois dans ce contexte, mais ce n’est pas grave.

Comment faire : prérequis

Gérer le temps, c’est conjuguer la productivité et l’efficacité pendant le temps du travail pour éviter que cela empiète sur le reste. Je ne parle pas que du retard et des heures tardives. La conscience professionnelle fait qu’on y pense, qu’on laisse filtrer la (sur)charge mentale sur les moments personnels. Même si le droit à la déconnexion aide, on sait que ce n’est pas assez.

C’est là où on réalise que la méthode pour s’organiser est la clé du sujet. Je ne parle surtout pas d’outil(s) ici ! Un outil, c’est une implémentation d’une démarche, pas l’inverse. Un outil, ça sert à faire un ou quelques trucs, pas à effectuer une trépanation, à manger des spéculoos et à faire le café à la fois.

Donc, la méthode, c’est contenir ses propres caprices et limites pour en faire un levier d’action. J’ai donc commencé à réfléchir et à me documenter.

Les choses à prendre en compte dès le début, ce sont les points suivants :

• évaluer et estimer a priori le temps qu’on passera sur une tâche est extrêmement difficile, surtout quand on a un rythme (très) dynamique ;
• comprendre dans quelle mesure on peut contraindre son propre temps, c.-à-d. maîtriser les impondérables exogènes (les gens qui nous imposent leurs urgences, quoi) ;
• implémenter une hiérarchie entre les tâches (importance/priorité) et la lier à une notion de temps.

Ne pas prendre en compte ces aspects, c’est s’enfermer dans le cercle vicieux des résolutions de la Nouvelle année. Tous les ans, début janvier, on se promet qu’à la fin de l’année qui commence, on sera plus belles, plus riches, plus mieux bien. Deux mois plus tard, on est épuisé-es, saoulé-es et on a payé la salle de sport pour rien.

Élaborer ma méthode : les limites

Comment m’organiser donc ? L’effet « Nouvelle année » est intéressant en ce qu’il permet de remettre le compteur à zéro. Les résolutions, le régime minceur, etc. sont tous des compteurs remis à zéro, ce qui leur donne un attrait particulier. Eh oui, on laisse les ratages derrière nous !

Cette sensation se tarit, toutefois, avec l’entrée dans une dynamique nouvelle qui demande de faire des efforts. Et bon, ça nous embête : c’est toujours plus cool quand ça tombe tout cuit que quand faut se sortir les doigts et bosser. Même si on laisse derrière nous les ratages passés, on ne se réveille pas automagiquement une nouvelle personne.

Bien sûr, si on persévère et on fait les efforts, on a des résultats et cela aide à continuer : un cercle vertueux s’installe. J’ai déjà beaucoup travaillé avec les approches inspirée de Getting Things Done, notamment avec le formalisme SMART. Le T est pour time-bound, c.-à-d. la tâche a une échéance. Oui, cocher une case dans la ToDo en temps et heure, c’est cool.

En revanche, la question est de savoir s’il est possible de dépasser une seule activité (aller à la gym, mincir). Plus largement, quid de l’objectif global ? S’agit-il de perdre 10 kg ou de perdre 10 kg *et* de maintenir ce poids-là ? Et si, au-delà de cet objectif-là, j’en ai un qui est « être en bonne santé », tout se gâte niveau suivi.

Il est toujours possible de découper plein de choses plus globales en petites tâches pour les adapter à une méthode SMART, chose que je faisais beaucoup. Mais on s’y perd si on n’a pas le temps de tout suivre (et c’est chronophage !), sans parler du fait qu’investir dans cette projection devient de plus en plus laborieux.

Élaborer ma méthode : les solutions

Bien sûr, il ne faut pas jeter le bébé SMART avec l’encre du BuJo. Il convient de se remettre l’idée de base en tête : je veux que mes priorités soient soutenues par un investissement adéquat en temps. Si, au passage, je change certaines de mes habitudes pour d’autres, qui me conviennent plus, tant mieux.

Donc, quelques papiers scientifiques plus tard, j’ai opté pour un mélange d’objectifs « stratégiques » et « opérationnels ». Être en bonne santé quand j’aurai 70 ans est un objectif stratégique ; faire une activité physique 3 fois par semaine est un objectif opérationnel. En psychologie cognitive, le nom des objectifs que j’ai appelés stratégiques est « cardinaux » ; les opérationnels s’appellent « subordinés » (cf. l’article de B. Höchli et al.).

Les objectifs cardinaux traduisent notre soi idéal, ils nous donnent un sens. Ce n’est pas nouveau : plus un but fait du sens pour nous, plus on développe un engagement pour l’atteindre (et Eccles et Wigfield en ont parlé dès 2002, même si le papier le plus vieux sur le sujet que j’ai trouvé date de 1999). La combinaison d’objectifs cardinaux et subordonnés (ou stratégiques et opérationnels, comme j’ai choisi de les nommer) semble marcher.

Naturellement, on se projette en lisant et en devisant une approche qui nous est propre. La projection est souvent liée à « vais-je y arriver ? » (par ex., la notion de temps d’exécution dont je parlais plus tôt). La confiance que j’ai en moi d’y parvenir (donc, à infléchir le temps pour poursuivre mes objectifs) est un facteur déterminant de succès.

Gérer les chutes

Et, naturellement aussi, vient le fail. On ne parviendra pas toujours à suivre sa ToDo. Je sais que quand j’ai des journées d’écriture ou je vais à des évènements, les tâches pros risquent d’en souffrir. C’est normal. Est-ce pour autant que je dois tomber dans la Valée Profonde de l’Auto-dépréciation Larmoyante ? Non. C’est mieux d’arrêter d’imaginer que le temps d’une journée est un camion de déménagement où on entasse des cartons jusqu’à ce qu’il n’y ait plus de place.

J’ai découvert le concept d’affective forecasting (je l’ai nommé la prospective affective). L’idée est de ne pas enferrer mes émotions et mon état d’esprit futurs à ceux du présent. On change d’humeur dans une journée et dans une semaine. Or, on ne peut pas anticiper quel sera notre état d’esprit dans quelques heures ou quelques jours. Surtout, ce genre de modulations est purement émotionnel. La motivation et la procrastination sont des leviers émotionnels, pas méthodologiques.

Du coup, sans tomber dans du spirituel sirupeux, l’idée est de faire ce qui me plaît. Dans la limite du possible, oui. Mais plutôt que de culpabiliser de ne pas avoir fait ceci ou cela, l’idée est de faire d’après ce qui apporte de la satisfaction. Comment y parvenir ?

La matrice d’Eisenhower

C’est l’une de mes approches analytiques préférées : elle permet une évaluation en fonction du temps et de l’importance. Et comme une image parle mieux que 1000 mots… :

Je définis donc une hiérarchie parmi les tâches en fonction de cette matrice.

Et ça donne…

Notre efficacité n’est pas de décharger le plus de cartons possibles en le moins de temps possible. Ce n’est pas parce que je suis préoccupée ou surchargée que je suis productive ou efficace. Gérer mon temps est donc une combinaison de méthodes de productivité dont l’objectif est l’efficacité au travail et le temps nécessaire pour les plaisirs.

Punaise, je me rends compte que mes journées sont *vraiment* bien remplies en faisant une petite revue hebdo de ma ToDo. (Parce que, oui, après une année de daube, je reprends mes habitudes quelque peu oubliées GTD-like et autre lifehacking. Trop. Bien. *.* ) pic.twitter.com/c18kVtk63I

— Rayna ¯_(ツ)_/¯ (@MaliciaRogue) December 29, 2019

Dans le prochain billet, on parlera implémentation : quel(s) outil(s) pour décliner ces enseignements.

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